Diseñar eventos no es solo organizar. Es crear una experiencia con propósito.

Mi viaje por el universo de eventos MICE: diseñar experiencias que dejan huella

October 27, 20259 min read

Y eso es exactamente lo que hago.

Mi especialidad es conceptualizar eventos con alma y con estrategia: crear una arquitectura de contenidos, ritmos y dinámicas que conecte, inspire, posicione y deje huella.

Porque un evento, cuando se diseña desde la intención, puede convertirse en una herramienta de transformación, de inspiración y de cambio real.

Trabajo para que cada evento tenga un propósito claro, un diseño diferencial y un impacto positivo y medible en tres niveles: para la organización, para los partners y patrocinadores, y para la audiencia.

Y, además, que genere visibilidad real en medios, cree una narrativa sólida y amplifique su alcance mucho más allá del día en que ocurre.

Porque un evento no termina cuando se apagan los focos. Empieza antes, con una idea, y continúa mucho después, cuando las conversaciones que genera siguen vivas.


De la operativa al alma de los eventos

Conozco el universo de los eventos desde dentro. Lo he vivido desde todos los ángulos: la operativa, la dirección, la consultoría, la creación de conceptos y la gestión estratégica.

Durante mi etapa como Directora de Alojamiento en los Hoteles Port Aventura y Hotel El Paso (Port Aventura World, Salou-La Pineda), formé parte del equipo de eventos del parque como coordinadora de servicios en hoteles. Allí aprendí que cada detalle importa, que la logística y la emoción deben ir de la mano, y que el éxito de un evento no depende solo del programa, sino de la experiencia integral que se diseña para cada asistente.

Más tarde, entre 1998 y 2000, fui Directora de Eventos en el Hotel Ritz (hoy Hotel Palace Barcelona). Aquella fue una escuela de excelencia.

Aprendí que la elegancia está en el detalle,

la coordinación en el silencio

y la magia en la anticipación.

Entendí cómo convertir un acto en una vivencia emocional, cómo orquestar equipos diversos con precisión suiza y cómo cada gesto, cada palabra y cada flor tienen el poder de contar una historia.

Eva Ballarin Ritz

De México al mundo: crear experiencias con impacto

En 2003 di un salto decisivo: fundé en Cancún (México) la consultora Idea Faktory, especializada en el diseño y planificación de eventos para marcas del sector lujo y turismo.

Allí consolidé una metodología propia basada en tres pilares: visión estratégica, storytelling experiencial y producción impecable.

Diseñamos eventos que buscaban algo más que un encuentro: querían una declaración de identidad, un espacio donde la marca respirara, se sintiera y se recordara.

México me enseñó a pensar en grande, a trabajar en entornos multiculturales y a entender que un evento de lujo no es el más caro, sino el que genera emociones auténticas.


Innovar en el sector: el caso HIP

De 2017 a 2022 diseñé y dirigí HIP – Hospitality Innovation Planet, un congreso que nació con la ambición de convertirse en el mayor evento profesional de innovación HORECA de Europa.
Y lo logramos.

HIP no solo reunió a miles de profesionales del sector; creó una comunidad, un espacio de encuentro donde la innovación se tradujo en experiencias reales.

Además, lancé los HIP New Business Models Awards, que dieron voz y reconocimiento a las empresas más transformadoras del sector.

Allí confirmé una convicción que me acompaña desde entonces: los eventos son plataformas de liderazgo colectivo. Cuando se diseñan con visión, pueden cambiar la forma en que un sector se entiende a sí mismo.


“Tourism Talent Lobby: innovación MICE en tiempos de incertidumbre”

En 2020, cuando el mundo se detuvo, el sector turístico enfrentó uno de los momentos más difíciles de su historia. Las fronteras se cerraron, los hoteles apagaron sus luces, los congresos se cancelaron y el networking —esa esencia vital de nuestra industria— desapareció de un día para otro.

Fue entonces cuando decidí actuar. Nació así Tourism Talent Lobby (TLL), un proyecto pionero en el ámbito MICE digital, creado para mantener viva la conversación, el conocimiento y la conexión entre profesionales de Turismo & Hospitalidad en plena pandemia.

TLL fue una iniciativa coral, integrada por docentes, investigadores, empresarios y profesionales de distintos países, que unieron su talento para repensar el futuro del sector desde la colaboración. Era un espacio libre, generoso y honesto, donde lo importante no era vender, sino aportar valor, compartir aprendizajes y encontrar juntos respuestas.

Diseñé y dirigí #Lobby Live, un programa diario, en directo y vía Zoom, cuando muy pocos apostaban todavía por el formato de eventos digitales. Durante semanas, logramos reunir cada tarde a una comunidad creciente de profesionales dispuestos a aprender, debatir y construir esperanza en medio del caos.

Compartimos 25 episodios en directo, con más de 40 horas de emisión y la participación de más de 100 invitados expertos en Turismo, Hotelería y Restauración.

En total, alcanzamos una audiencia acumulada de más de 50.000 espectadores, una cifra que en aquel momento era impensable para un encuentro digital tan especializado.

Pero, más allá de los números, lo importante fue lo que ocurrió en cada sesión:la energía colectiva, la generosidad profesional, el espíritu de comunidad.

Fue emocionante comprobar cómo, en mitad del confinamiento, los eventos podían seguir siendo un motor de inspiración, aprendizaje y conexión emocional.

El proyecto evolucionó con un nuevo formato: NightFlight On Air, un espacio que también tuve el honor de crear, dirigir y presentar. Con una puesta en escena más íntima y reflexiva, NightFlight exploró temas estratégicos de la industria turística —desde la innovación y la sostenibilidad hasta el liderazgo y la transformación digital— a través de entrevistas y conversaciones profundas con referentes del sector.

Estas iniciativas demostraron que los eventos online pueden ser mucho más que webinars: pueden ser espacios de encuentro auténticos, con ritmo, alma y narrativa.
De hecho, muchos profesionales que participaron en TLL o NightFlight recuerdan aquellas sesiones como un punto de inflexión personal y profesional.

Para mí, fueron una confirmación de algo que hoy sigue siendo mi brújula:

“Un evento, sea presencial u online,

siempre puede generar impacto

si está diseñado con propósito, ritmo y alma.”


Foros, plataformas y comunidades con propósito

Mi pasión por los eventos no es casual. Es la consecuencia natural de una vida dedicada a crear espacios donde las personas se encuentren, aprendan, se inspiren y colaboren.

Por eso soy miembro fundadora del Foro Venus de la Asociación Española de Directores de Hotel, un espacio de encuentro y aprendizaje que promueve el liderazgo femenino y la excelencia directiva en la hotelería. Desde su creación, hemos desarrollado encuentros anuales de alto impacto, con formatos innovadores y experiencias transformadoras.

En 2022, cofundé Tanit Ibiza Conexión, una plataforma que impulsa el talento femenino en la industria turística desde Ibiza. Allí hemos creado con éxito cuatro ediciones del Tanit Ibiza Congress & Awards, numerosos talleres y un fuerte ecosistema de colaboración, sororidad e impacto positivo.

Tanit es, en sí misma, un ejemplo de cómo los eventos pueden tejer comunidad y dar voz a quienes merecen ser escuchadas.


Un impacto global desde la estrategia

Mi trabajo actual como Strategic Advisor de ExpoHoreca Honduras, Panamá y Guatemala (2023–2026) me permite seguir expandiendo esa visión a nivel internacional.

Desde allí diseñamos eventos que impulsan el turismo y la industria HORECA en Centroamérica, potenciando el talento local y generando alianzas transformadoras.

Cada edición tiene una mirada diferente, adaptada al contexto, pero un propósito común: fortalecer el tejido empresarial y humano del sector.

Porque los eventos son, ante todo, ecosistemas de conexión.

Y en ellos está la clave para acelerar la transformación que nuestra industria necesita.

Eva Ballarin HORECAlity Newsletter

The Horeca HUB y la nueva era de los congresos

Actualmente soy Strategic Advisor & Content Curator para The Horeca HUB (Alimentaria + Hostelco, Barcelona), donde estoy desarrollando un congreso pionero: tres días de contenidos en dos escenarios, diseñados como una gran experiencia de conocimiento.

No es un congreso más: es una plataforma de visión colectiva. En ella reunimos a líderes del sector, thinkers, marcas y decisores para hablar del futuro desde la acción.

Mi rol es estructurar las temáticas, los relatos y los ritmos de cada jornada, asegurando que todo fluya con sentido, que las conversaciones se encadenen con coherencia y que el público se sienta parte activa de la experiencia.

Diseñar este congreso es, de algún modo, diseñar el futuro del conocimiento HORECA.


La metodología detrás del alma

Mi manera de trabajar combina visión crítica, experiencia global y un enfoque hiperpersonalizado.

No creo en eventos “de plantilla”. Creo en proyectos únicos con alma, en ideas que marcan la diferencia, en experiencias que nacen de la esencia de cada organización.

Cada evento que diseño o asesoro tiene su propia metodología narrativa:

  • Empieza con una visión estratégica, para definir el propósito y los objetivos.

  • Continúa con una arquitectura de contenidos que orquesta temas, ponentes, ritmos y pausas.

  • Se materializa con un diseño experiencial, donde todo —desde la escenografía hasta la música— comunica un mensaje.

  • Y culmina con una estrategia de amplificación, que convierte el evento en un relato que vive mucho más allá de su calendario.

Porque lo que realmente hace memorable un evento no es su magnitud, sino su capacidad de resonar.


Diseñar con propósito, dejar huella

He aprendido que cada evento es una oportunidad de transformar una idea en una vivencia, de convertir el conocimiento en inspiración, y de generar vínculos que trascienden lo profesional.

Por eso, cada vez que diseño o acompaño un evento, me hago tres preguntas:

  1. ¿Qué propósito tiene?

  2. ¿A quién transforma?

  3. ¿Qué legado deja?

Cuando las tres tienen respuesta, sé que el evento tendrá impacto real.

El resto —la logística, la tecnología, la escenografía— son solo herramientas.

Lo importante es el alma que sostiene todo eso.


Más allá del escenario: la mirada estratégica

Mi papel como asesora estratégica no es solo diseñar eventos, sino ayudar a las organizaciones a pensar desde el evento: a verlos como una herramienta de posicionamiento, comunicación y liderazgo.

Un evento puede ser un laboratorio de tendencias, un espejo de valores, un espacio de conexión humana o una catapulta para la innovación.

Lo esencial es entenderlo como una extensión viva de la marca, no como una acción aislada.

En el fondo, diseñar eventos es diseñar experiencias de sentido.
Y eso requiere una mezcla precisa de estrategia, empatía, ritmo y emoción.


El arte de hacer sentir

A lo largo de mi trayectoria he comprendido que el verdadero éxito de un evento no se mide solo en cifras de asistencia, sino en la intensidad del recuerdo que deja.

Cada aplauso, cada conversación, cada mirada de complicidad entre ponentes y público son señales de que algo importante ha sucedido.
Y cuando eso ocurre, sé que hemos hecho bien nuestro trabajo.

Porque diseñar eventos no es solo producir.
Es hacer sentir.

Y esa, creo, es la forma más hermosa de dejar huella.

Eva Ballarin HORECAlity Newsletter

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